بودجه بندی را فرایند تخصیص منابع محدود به نیازهای نامحدود می دانند. مجموع کوشش هایی که صرف تدوین و تخصیص منابع می شود، به منظور حداکثر استفاده از منابعی است که معمولا در حد کفایت نبوده و در اصطلاح اقتصادی کمیاب هستند. بنابراین، در راه رسیدن به اهداف مطلوب ضرورت دارد به نحوی از هر یک از منابع محدود استفاده شود که در تبدیل کل منابع به پول، بتوان گفت که با حداقل هزینه، حداکثر استفاده صورت گرفته است. تضاد و برخورد این دو واقعیت، یعنی نامحدود بودن نیازها و محدود بودن منابع، انسان متفکر و اندیشمند را به این نتیجه گیری می رساند که از منابع محدود باید به گونه ای برای رفع نیازهای نامحدود یاری گرفت که حد متناسب رضایت به دست آید و این نخستین تصور بودجه است. ضرورت بودجه نویسی نیز از همین مسئله ناشی می شود


با پیشرفت های شگرف تکنولوژیک در زمینه  بهبود  روشهای تولید  کالاها و خدمات ،واحدهای تجاری مختلف همه ساله مبالغ هنگفتی را در تاسیسات، ماشین آلات ، تجهیزات ، حفظ محیط زیست و سایر دارایی های جدید سرمایه گذاری می کنند ، دارایی های بلند مدت که دارایی های سرمایه ای نامیده می شوند در فرایند فیزیکی تولید کالاها و خدمات طی چند دوره مختلف توسط واحد تجاری مورد استفاده قرار می گیرند.