بخش اول) آشنايي با نرم افزار مورد استفاده

نرم افزار از دبيرخانه تحت بانك اطلاعاتيAccess 2005 تهيه و تدوين گرديده فلذا برآن شديم به دليل توضيح كامل در خصوص نرم افزار استفاده شده جهت اين برنامه را از فصل اول كتاب خودآموز جامع مايكروسافتAccess 2003 استفاده نماييم.

اگر با كامپيوترهاي شخصي زياد كار مي كنيد، بي ترديد از واژه پردازها يا برنامه هاي كاربردي صفحه گسترده در كارهاي خود استفاده مي نماييد و احتمالاً استفاده از واژه پردازها را از زماني كه محصولات مبتني بر كاراكتر تحتMS-DOS به كار برده مي‌شوند شروع كرده و به تدريج آنها را به واژه پردازهايي كه تحت سيستم عامل ويندوز اجرا مي‌شوند ارتقاء داده ايد. و نيز احتمال مي رود كه اكنون از مزيت داشتن بعضي نرم افزارهاي بانك اطلاعاتي، يا به منزله جزئي از بسته هاي مجتمع سازي نشده مانند Microsoft Works يا به صورت يك برنامه جداگانه برخوردار هستيد.

اكنون مدت هاي طلواني است كه برنامه هاي بانك اطلاعاتي براي استفاده كليه كاربران كامپيوترهاي شخصي به بازار ارائه شده اند، ولي متأسفانه بيشتر اين برنامه ها يا برنامه‌هاي مديريت ذخيره سازي ساده داده ها مي باشند كه براي ساخت برنامه هاي كاربردي مناسب نمي باشد. امروزه، حتي افرادي كه با كامپيوتر به خوبي آشنا هستند نيز از سيستم هاي بانك هاي اطلاعاتي پيچيده دوري مي كنند، مگر اينكه مجبور به استفاده از يك بانك اطلاعاتي اختصاصي تكميل شده باشند. اكنون، با ارائهAccess مايكروسافت، يك سيستم بانك اطلاعاتي ساده در اختيار همگان مي باشد و كاربران بسياري براي ساخت بانك هاي اطلاعاتي ساده و كاملاً پيشرفته از آن استفاده مي كنند.

اكنون كه هفتمين نسخهAccess ارائه شده است، اين نرم افزار به مراتب از پنجمين نسخه خود كه براي نسخه هاي32 بيتي ويندوز طراحي شده بود قدرتمندتر گشته و نياز به بررسي نحوه استفاده از كامپيوتر براي انجام كار تحتAccess دارد. اگر تاكنون به علت نياز به مهارت هاي برنامه نويسي يا به علت نياز به صرف وقت زياد جهت يادگيري كار با بانك هاي اطلاعاتي، از نرم افزارهاي بانك هاي اطلاعاتي دوري گزيده‌ايد، اكنون مي توانيد بدون واهمه از علل فوق كار با برنامه ساده و آسانAccess را شروع كنيد. ولي چگونه مي توان مطمئن شد كه به كاربردن Accessبراي انجام كارهاي شما يك برنامه مناسب و انتخاب درست مي باشد براي اين منظور در زير نگاهي به مزاياي استفاده اي يك نرم افزار توسعه بانك اطلاعاتي بيندازيد.

بانك اطلاعاتي چيست؟

به يك زبان ساده، يكDataBase (بانك اطلاعاتي) به مجموعه ركوردها و پرونده هايي اطلاق مي شود كه به منظور خاصي سازماندهي شده اند. براي مثال، مي توانيد اسامي و نشاني كليه دوستان يا مشتريان را بر روي كامپيوتر خود نگه داريد. و يا كليه نامه هايي را كه مي نويسيد نگهداري كرده و انها را به ترتيب اسامي گيرندگان آنها مرتب سازيد. و يا مجموعه اي از پرونده هاي حاوي، اطلاعات مالي- پول هاي پرداختي و حساب هاي دريافتي و موازنه حساب هاي خود را روي كامپيوتر ذخيره كنيد. اسناد واژه پرداز كه برحسب عنوان سازماندهي مي شوند نيز به نوعي يك بانك اطلاعاتي را تشكيل مي‌دهند. پرونده هاي صفحه گسترده اي كه بر حسب كاربران آنها سازماندهي شده اند نيز نوع ديگري از يك بانك اطلاعاتي مي باشند، ميانبرها به كليه برنامه ها در روي منويStart ويندوز نيز نوعي بانك اطلاعاتي محسوب مي شوند و ميانبرهاي اينترنت به پوشهFavorite شما هم يك بانك اطلاعاتي است.

اگر كار شما كاملاً سازماندهي شده باشد، مي توانيد صدها كاربرگ يا ميانبر را با استفاده از پوشه ها و زيرپوشه ها اداره كنيد. هنگام انجام اين كار، «شما» مدير بانك اطلاعاتي محسوب مي شويد. ولي اگر به اشكال بزرگي برخورديد چه بايد كرد؟

چگونه مي توان اطلاعات مربوط به مشتريان متعدد را كه در اسناد و پرونده هاي كاربرگ هاي گوناگون درج شده اند جمع آوري كرد و به آنها دسترسي داشت؟ چگونه مي توان با وارد كردن اطلاعات جديد همين اطلاعات رابطه برقرار نمود؟ چگونه مي‌توان مطمئن شد كه اطلاعات وارد شده صحيح مي باشند؟ چگونه مي توان اطلاعات را با ديگرانبه اشتراك گذاشت، ولي به آنان اجازه تغيير آنها را نداد؟ براي انجام اين كارها، به يك سيستم مديريت اطلاعات يا DataBase Management System (DBMS) نياز داريد.