مقدمه:

اطلاعات همانند خوني است كه در كالبد سازمان جريان مي‌يابد و به آن حيات مي‌بخشد، اطلاعات مي‌تواند فرايند تصميم‌گيري را در مورد ساختار، تكنولوژي و نوآوري تغذيه نمايد، و همچنين اطلاعات همانند يك رگ حياتي است كه سازمان را به عرضه كنندگان مواد اوليه و مشتريان متصل مي‌سازد، توسعه فن‌آوري اطلاعات مانند كامپيوترها و وسايل ارتباط الكترونيكي ماهيت بسياري از كارهاي دفتري را دگرگون كرده‌اند، شبكه‌هاي كار در خانه و خودكار شدن، امكان محدود كردن بعضي بخشها و كاهش تعداد كاركنان سازمان را فراهم آورده‌اند. از اين پديده‌ها (فن‌آوري اطلاعات) ممكن است چنين استنباط شود كه سازمانهاي بزرگ كوچكتر مي‌شوند و گرايش بسوي انواع انعطاف‌پذيرتر و كوچكتر سازمان نيرومندتر مي‌شود.

فن‌آوري اطلاعات همچنين مي‌تواند منجر به تغييرات نسبتاً وسيعي در سطح بين‌المللي باشد. زيرا اين فن‌آوريهاي اطلاعاتي و كامپيوترها مي‌توانند تاثير شديدي بر عملكردهاي اقتصادي و اجتماعي و مناسبات جهاني داشته باشند. هم در پيش‌بينيهاي خوشبينانه از نظر ابعاد مثبت تاثيرات فن‌آوري اطلاعات بر شيوه‌هاي زندگي و هم در بدبينيهاي موجود نسبت به تاثيرات مخرب آن عناصري از واقعيت نهفته است، به هر تقدير، بر بازار كار و شيوه زندگي تاثير خواهد نهاد. در حال حاضر فن‌آوري اطلاعات مهمترين مساله‌اي نيست كه يك كشور بخصوص با آن روبرو باشد بلكه تجلي آن بعنوان سريع‌التغيرترين عامل اقتصاد بسياري از كشورها، مساله‌ساز است. اين فن‌آوري به سرعت در حال بهسازي و ارتقاست و هزينه‌ها با سرعت قابل توجه كاهش مي‌يابند. دامنه كاربرد آن بسيار وسيع است و در غالب صنايع تاثيرات آن بر قيمت تمام شده محصول از نظر سهم هزينه‌هاي مربوط به نيروي انساني از اهميت بسيار برخوردار است.

همچنين كاربرد اين فن‌آوريهاي اطلاعاتي در سازمانها در حكم يكي از منابع و دارائيهاي با ارزش سازماني است و انتخاب و تعيين استراتژي صحيح براي كاربرد آن ضروري است.

البته در مرحله اول اين مطلب براي بسياري از مديران سازمانها چندان پذيرفتني نيست و برخورد با اطلاعات در حكم منبعي همپايه همچون نيروي انساني، مواد اوليه، منابع مالي و … و گاه مهمتر از اين‌ها، امر راحتي نيست. حتي براي بسياري از مديران سطح اجرايي نيز، تلقي عنصري غير ملموس در حكم منبع اصلي امكانات حياتي، مشكل است. اما اگر درست توجه كنيم مي‌بينيم كه چطور اين عناصر غير ملموس، بر بالا رفتن بهره‌وري و سوددهي هر سازماني و بهينه‌سازي اتخاذ تصميمات مديران راهبردي تاثير مي‌گذارند. اطلاعات در حيات هر سازماني مي‌تواند نقش مهمي را بعهده داشته باشد. در واقع اطلاعات وسيله‌اي است كه امكان استفاده بهتر و مناسبتر از منابع ملموس سازمان را براي مديريت فراهم مي‌آورد. اطلاعات در سازمان غالباً به شكل موثري اداره نمي‌شود و با وجود آنكه در بسياري از سازمانها، اطلاعات با فن‌آوري پيشرفته همراه شد و نظام‌هاي پيچيده خودكار براي خدمات اطلاعات[1] و همچنين نظامهاي خودكار دفتري و اداري[2] در سطح وسيع به كار گرفته مي‌شوند، هنوز در مورد مسئله مديريت اين نظامها و مراكز خدمات اطلاعاتي و چگونگي و ميزان كاربرد اين فن‌آوريها و مديريت منابع اطلاعاتي بحث و بررسي دقيق و مفصلي نشده يا اجرا نگرديده است.

مي‌توان اولين گام براي كاربرد فن‌آوريهاي اطلاعاتي را آگاهي مديران از ارزش بالقوة آن دانست. همان‌ طوري كه با فعالتر شدن مديريت، بكارگيري اصول و علوم آن ساده‌تر گرديد، با ارج نهادن به نقش اطلاعات در سازمان به كاربرد فن‌آوريهاي اطلاعاتي و نيز نقش‌آفريني اطلاعات در تصميمات و استراتژيهاي مديريتي و چگونگي بهره‌گيري از آن آگاه‌تر خواهيم شد.

تكنولوژي (فن‌آوري) :

تكنولوژي يكي از عوامل موثر و تعيين كننده در ساختار سازماني است و تغييرات و تحولات تكنولوژيكي باعث پيدايش صنايع و مشاغل جديد و از بين رفتن يا بي‌اهميت شدن بعضي از صنايع و مشاغل قبلي مي‌گردد. بنابراين ورود تكنولوژي به سازمان محدوديتها و فرصتهايي را پديد مي‌آورد كه از جميع جهات بر سازمان تاثير مي‌گذارد. تكنولوژي تركيب جديدي از تلاش انسان، ماشين‌ها و تجهيزات و روشهاي انجام كار را ايجاد مي‌كند كه نيازمند آمادگي سازمان در جهت پذيرش و انتخاب تركيب صحيح مي‌باشد. در مفهوم واقعي تكنولوژي، اتفاق نظر كامل وجود ندارد. برداشتهاي متفاوت از تاثير تكنولوژي در سازمان شده است همچين سطوح تجزيه و تحليل تاثير تكنولوژي در سازمان نيز متفاوت بوده است و عده‌اي كل سازمان را بعنوان استفاده كنندگان تكنولوژي‌هاي متفاوت و حتي عده‌اي ديگر فرد را بعنوان يك واحد تاثيرپذير تكنولوژي مورد بررسي قرار داده‌اند.

به همين جهت تعريف واحدي از تكنولوژي ارائه نشده است.

به هر حال، تكنولوژي عبارتي است كه براي هر نوع سازماني قابل كاربرد است. سازمانها همگي اعم از صنعتي و خدماتي از تكنولوژي استفاده مي‌كنند. همه سازمانها به اين منظور بوجود آمده‌اند كه تغييري را در «شيء» بوجود آورند و ايجاد اين تغيير مستلزم داشتن تكنولوژي است. البته شيء مذكور حتما نبايد داراي شكل ظاهري و مادي باشد، بلكه مي‌تواند شامل مواردي مثل اطلاعات، نمادها و حتي افراد نيز باشد. محسوس و ملموس بودن يا نبودن شيء مورد تغيير در سازمان، تاثيري در مفهوم و اهميت تكنولوژي به طور عام ندارد به عبارت ديگر بعنوان عامل موثر هماهنگي كه در يك پالايشگاه نفت مورد بررسي قرار مي‌گيردبه همان نحو نيز در يك موسسه بيمه مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرد.(Scott . Bedeian . 1986)

تكنولوژي در جهان پيشرفته امروز، همان گنج پر ارزشي است كه نوع بشر پس از قرن‌ها تلاش براي دانستن و كاربرد دانشها براي زندگي بهتر و آسانتر بدست آورده است و در يك كلام مي‌توان گفت تكنولوژي دستاورد دانش است. (هوا كيميان، 1374، ص 20)

علم، صنعت و تكنولوژي مي‌توانند جامعه و جهان را متحول كنند تا آن حد كه پايه‌گذار تحولهاي تاريخي باشند و جوامع بشري را از دوراني به دوران ديگر، با ويژگي‌هاي كاملا متفاوت انتقال دهند. «ژان ـ ژاك سروان ـ شرايبر» نويسنده كتاب (تكاپوي جهاني)‌از لحظه‌هاي استثنايي و دگرديسي جوامع سخن مي‌گويد كه پيشرفت تكنولوژي زمينه‌ساز آن خواهد بود. شرايبر مي‌گويد «ما در لحظه‌اي استثنايي از دگرديسي جوامع از جمله جامعه خودمان (فرانسه) زندگي مي‌كنيم، لحظه‌اي كه نظير آن در طول قرن‌ها كمتر پيش مي‌آيد. … شرايبر براي اثبات اين سخن به پيشگفتار كتاب «تكاپوي آمريكا» استناد مي‌كند.

پنج قرن پيش، رابله و سروانتز، بر پايه اختراع صنعت چاپ، جهش بزرگ نورزايش (رنسانس) را بنا نهادند. و نظم اخلاقي را به لرزه در آوردند. زير و رو شدن فنون در ساختهاي اجتماعي و الگوي ذهني جامعه قرون وسطي شكاف ايجاد كرد. اين ضربه «نوزايش» را بوجود آورد.

شرايبر ابراز اميدواري مي‌كند كه اين بار تحول جهان به گونه‌اي باشد كه همه جوامع از دستاوردهاي آن براي رفاه و بهرورزي بهره گيرند. او مي‌گويد «البته اراده و حماسه را نبايد از ماشين‌هاي كوچكي كه مردمان سواحل اقيانوس آرام يكي پس از ديگري به خدمت ذكاوت انسانها در مي‌آورند، انتظار داشت. اگر قرار است و بايد جامعه اطلاعات كه هم اكنون جانشين جامعه صنعتي فرو پاشيده مي‌شود، به اشتغال كامل استعدادهاي همه بيانجامد و درهاي آينده را بر روي ما و پنج ميليارد انسان ديگر پيش از پايان نفت، بگشايد، يك انقلاب اجتماعي آنهم همين امروز ضروري است…»

با اين تفاسير باز بنظر مي‌رسد كه هنوز نمي‌توان تعريف جامعي را از تكنولوژي ارائه داد ما در اين پژوهش پس از بررسي تعاريف متعدد از تكنولوژي تعريف هنري مينتزبرگ از تكنولوژي را جامع‌تر يافتيم مينتز برگ تكنولوژي را عبارت از ابزاري مي‌داند كه براي دگرگون كردن «وارده ياin Put » به «ستاده يا Out Put» در هستة عملياتي بكار مي‌رود. مجموع تكنولوژيهاي مورد استفاده در سازمان، نظام فني سازمان را تشكيل مي‌دهند كه شامل سه تكنولوژي، انساني، ماشيني و روشهاي انجام كار مي‌باشد. (مينتز برگ، 1371 ص 17)

همانطور كه در صفحات پيشين اشاره كرديم تكنولوژي يكي از عوامل تاثيرگذار بر ساختار سازماني است. و از نخستين سالهاي انقلاب صنعتي آنچه نقطه همگرايي صاحب نظران قرار گرفت، فن‌آوري و پيشرفتهاي آن بود كه ضميمه استمرار انقلاب را فراهم آورد. تاثير فن‌آوري بر روابط افراد، گروهها و سازمانها مورد توجه صاحبنظران قرار گرفت و در طول سالهاي قرن بيستم تحقيقات قابل ملاحظه‌اي به منظور شناخت ماهيت و عوامل موثر در فن‌آوري صورت گرفته است در اينجا ما به چند نمونه اشاره خواهيم كرد: